Cómo importar tus facturas de Cuéntica en FacturaYa

Cuéntica exporta a Excel tus facturas y tus gastos, y con el plan Fiscalidad también el libro oficial de IVA. Cualquiera de los dos sirve para traer tu histórico a FacturaYa.

Qué se importa

• Cada factura con su número, fecha, vencimiento, cliente o proveedor (nombre y NIF) y concepto.
• La base, el IVA, el recargo de equivalencia y la retención de IRPF de cada tipo. Si el libro tiene una fila por cada tipo de IVA, las filas con el mismo número se juntan en una sola factura.
• El estado de cobro o pago. Una factura marcada como pagada o cobrada se importa con su cobro, fechado con la fecha de cobro del archivo o, si no la hay, con la fecha de la factura.
• Las rectificativas emitidas: una factura con importes negativos se importa como rectificativa.
• Los clientes y proveedores: se buscan por NIF y, si no existen, se crean.

Qué no se importa

• El detalle de líneas (productos, cantidades, precios). Cada tipo de impuesto queda como una línea «Importe importado».
• Los PDF y los archivos adjuntos. Descárgalos del programa anterior y guárdalos.
• Los cobros parciales. Una factura «parcialmente cobrada» se importa como pendiente.
• Los abonos de proveedores (facturas recibidas con importes negativos). Regístralos a mano.
• Las facturas con fecha posterior a hoy.
• En el plan Gratis, las facturas emitidas con fecha igual o posterior a tu alta en FacturaYa.

1. Exporta el libro de facturas desde Cuéntica

Según la ayuda de Cuéntica:

• Facturas emitidas: abre la tabla de Facturas, filtra las que quieres, pulsa Exportar al final de la tabla y elige Exportar a Excel.
• Gastos: en Gastos y proveedores, selecciona los gastos, pulsa Exportar y elige Exportar selección a Excel.
• Con el plan Fiscalidad, en Informes puedes descargar el Libro Oficial de IVA de cada año.

Si tienes el libro oficial de IVA, úsalo: trae una fila por tipo de IVA y FacturaYa las agrupa en cada factura. La exportación de la tabla de facturas puede traer solo totales; ábrela y comprueba que tiene la base y la cuota de IVA en columnas separadas.

2. Impórtalo en FacturaYa

1. Para facturas emitidas, ve a Ventas → Facturas y pulsa Importar. Para facturas recibidas, ve a Compras → Facturas recibidas y pulsa Importar. Las dos llevan a la misma pantalla, Importar facturas.
2. En Programa de origen, elige Cuéntica.
3. En Qué importas, elige Facturas emitidas (ventas) o Facturas recibidas (compras).
4. En Libro de facturas (.xlsx, .xls, .csv), selecciona el archivo.
5. En 2. Columnas, revisa qué columna del archivo corresponde a cada dato. FacturaYa propone la asignación por el nombre de la columna; corrige las que no estén bien. Son obligatorias Número, Fecha, Base imponible, Cliente / proveedor o NIF / CIF, y Total o Cuota de IVA. Si la serie va en una columna aparte, elígela en Serie (si va aparte).
6. Si hay facturas con IVA al 0 %, elige qué operación son: exenta, intracomunitaria, exportación u otra. La elección vale para todo el archivo, así que si mezclas operaciones distintas al 0 %, sepáralas en archivos distintos.
7. En 3. Revisión verás tres cifras: Se importan, Ya estaban en tu cuenta y Con errores (no se importan). Lee los errores: cada uno indica el número de factura y el motivo.
8. Pulsa Importar N facturas.

Repite el proceso con el otro libro (emitidas o recibidas) si también lo quieres traer.

3. Decide cómo sigues numerando

Después de importar facturas emitidas, FacturaYa te muestra los últimos números importados. Si quieres seguir con la misma serie, ajusta su formato y su último número en Ajustes → Numeración, impuestos y PDF → Series de numeración antes de emitir tu primera factura. Si prefieres empezar una serie nueva, no tienes que hacer nada. Lo explicamos con más detalle en cómo cambiar de programa de facturación sin perder tus facturas.

Cómo quedan las facturas importadas

• Las facturas emitidas importadas son histórico: no se pueden editar ni enviar por email desde FacturaYa, y los recordatorios de cobro no las reclaman.
• No generan registros de VERI*FACTU. Su PDF lleva el aviso «Copia de los datos de una factura emitida con Cuéntica e importada en FacturaYa. El documento original es el emitido con ese programa.»
• Las emitidas van a una serie propia, «Importadas · Cuéntica», que no aparece al crear facturas y no mueve tu numeración.
• Conservan su número. Si un número ya existe en tu cuenta, esa factura se salta y aparece en Ya estaban en tu cuenta, así que puedes subir el mismo libro dos veces sin duplicar nada. En las recibidas se compara el número junto con el NIF del proveedor.
• FacturaYa recalcula los importes y los compara con los del archivo. Si una cuota o el total difieren en más de 0,01 €, esa factura no se importa y aparece en Con errores.

Si algo no ha salido como esperabas, en Importaciones anteriores puedes pulsar Deshacer. Se puede mientras no hayas tocado esas facturas: ni cobros nuevos, ni emails, ni rectificativas, ni adjuntos.

Problemas frecuentes

• «No encontramos la fila de títulos de las columnas»: el archivo no es un libro de facturas o le faltan los títulos. FacturaYa busca la fila de títulos entre las 20 primeras.
• Faltan facturas del archivo: FacturaYa solo lee la primera hoja del Excel. Si el libro tiene varias pestañas, deja primero la que quieres importar o guárdala como archivo aparte.
• El archivo no se lee: ábrelo y guárdalo de nuevo como Excel (.xlsx). El límite es de 10 MB y 20.000 filas; si te pasas, divídelo por trimestres.
• «Una cuota no cuadra» o «El total no cuadra»: revisa que la columna asignada a cada importe es la correcta en 2. Columnas.
• «Varias filas con este número tienen distinta fecha o distinto cliente»: el libro repite números entre series. Asigna la columna de serie en Serie (si va aparte).

Sigue con

• Cómo cambiar de programa de facturación sin perder tus facturas.
• Para revisar el NIF de un cliente importado, usa el validador de NIF, CIF y NIE.

Fuentes

• Cuéntica, «Descargar los datos registrados en Cuéntica en diferentes formatos (Excel, PDF, ZIP...)»: https://como-se-hace.cuentica.com/es/articles/1566365-descargar-los-datos-registrados-en-cuentica-en-diferentes-formatos-excel-pdf-zip (consultado el 29 de octubre de 2026).