Cómo cambiar de programa de facturación sin perder tus facturas

Qué pasa con la numeración, con VERI*FACTU y con tu histórico cuando dejas tu programa de facturación y te pasas a FacturaYa, y cuánto tiempo debes guardar los datos del anterior.

Equipo de FacturaYa · Actualizado el 29 de octubre de 2026 · 4 min de lectura

Cambiar de programa de facturación no te obliga a empezar de cero. Puedes traer a FacturaYa tus contactos y tu histórico de facturas emitidas y recibidas, y seguir con tu numeración. Esta guía explica qué se trae, qué no, qué pasa con la numeración y con VERI*FACTU, y qué tienes que guardar del programa anterior.

Orden recomendado

Elige la fecha del cambio. Lo más limpio es un cambio de trimestre o de año: las declaraciones de ese periodo salen enteras de un solo programa.
Descarga todo del programa anterior antes de darte de baja: los libros de facturas emitidas y recibidas, los PDF de las facturas y los contactos.
Importa los contactos. Así las facturas se asocian a ellos por el NIF.
Importa las facturas emitidas y las recibidas. Desde Ventas → Facturas → Importar o Compras → Facturas recibidas → Importar.
Decide la numeración antes de emitir la primera factura en FacturaYa.
Emite la primera factura y comprueba el número.

Qué se importa y qué no

FacturaYa importa el libro registro de facturas emitidas y el de recibidas en Excel o CSV, el mismo que le pasas a tu asesoría cada trimestre. De cada factura se trae:

número, fecha, vencimiento, cliente o proveedor y concepto;
base, IVA, recargo de equivalencia y retención de IRPF de cada tipo;
si está cobrada o pagada, con su cobro o pago;
las rectificativas emitidas, cuando el importe es negativo.

No se importan:

el detalle de líneas (productos, cantidades, precios): cada tipo de impuesto queda como una línea «Importe importado»;
los PDF originales ni los adjuntos;
los cobros parciales: la factura queda pendiente;
los abonos de proveedores: se registran a mano;
los presupuestos, albaranes y productos.

Antes de guardar nada, FacturaYa recalcula cada factura y la compara con el archivo. Las que no cuadran por más de 0,01 € se quedan fuera y te dice por qué. Las que ya existen en tu cuenta se saltan, así que no se duplican aunque subas el mismo archivo dos veces.

Qué pasa con la numeración

La ley pide que las facturas de cada serie tengan numeración correlativa (art. 6.1.a del Reglamento de facturación, RD 1619/2012). Al cambiar de programa tienes dos opciones.

Seguir con la misma numeración

Si en el programa anterior tu última factura fue la F2026-0154, la primera en FacturaYa será la F2026-0155.

Importa las facturas emitidas. Al terminar, FacturaYa te enseña los últimos números importados de cada prefijo.
Ve a Ajustes → Numeración, impuestos y PDF → Series de numeración.
Ajusta el formato de tu serie para que coincida con el del programa anterior y pon como último número el de tu última factura.

Si el número lleva el año, escríbelo en el formato como [YYYY] o [YY], no con cifras: para F2026-0155, el formato es F[YYYY]-%%%%.

Hazlo antes de emitir tu primera factura. Si la serie ya tiene facturas emitidas en FacturaYa, su contador queda bloqueado y tendrás que crear una serie nueva. Si al emitir el número ya existe, FacturaYa te avisa.

Empezar una serie nueva

Si prefieres separar lo emitido con cada programa, usa una serie con un prefijo distinto, por ejemplo «FY». No tienes que tocar nada más: las facturas importadas tienen su propia serie y no se mezclan con la nueva.

En los dos casos, las facturas importadas conservan su número original y van a una serie aparte, «Importadas · nombre del programa». Esa serie no aparece al crear facturas y no mueve tus contadores.

Qué pasa con VERI*FACTU

Las facturas importadas son histórico. FacturaYa no genera ni envía registros de facturación de VERI*FACTU para ellas. Esos registros los generó el programa con el que se emitieron, que es el responsable de ellos. Si ese programa trabajaba en modalidad VERI*FACTU, ya los envió a la Agencia Tributaria.

Por eso las facturas emitidas importadas:

no se pueden editar ni enviar por email desde FacturaYa;
llevan en el PDF este aviso: «Copia de los datos de una factura emitida con [programa] e importada en FacturaYa. El documento original es el emitido con ese programa.»

Si tu cliente te pide una copia de una factura antigua, envíale el PDF del programa anterior. Si tienes que corregir una factura importada, puedes crear una rectificativa desde FacturaYa. La rectificativa es una factura nueva emitida con FacturaYa y sigue sus reglas, VERI*FACTU incluido.

Las facturas importadas sí aparecen en tus listados y en los libros de IVA de FacturaYa. No se incluyen en el diario de asientos que exportas para la contabilidad, porque ya se contabilizaron con el programa anterior, ni cuentan para el límite de facturas de tu plan.

Guarda los datos del programa anterior

FacturaYa guarda una copia de los datos de tus facturas, no los originales. Antes de cancelar el programa anterior, descarga y guarda:

los PDF de todas las facturas emitidas y recibidas;
los libros registro de IVA (y de IRPF si estás en estimación directa);
si el programa los ofrece, los registros de facturación de VERI*FACTU.

Cuánto tiempo:

4 años como mínimo, el plazo de prescripción de Hacienda (art. 66 de la Ley General Tributaria). El art. 19 del Reglamento de facturación obliga a conservar las facturas durante ese plazo.
6 años si eres empresario, contados desde el último asiento, para libros, correspondencia, documentación y justificantes (art. 30 del Código de Comercio).

Muchos programas cierran el acceso al poco de darte de baja. Descarga los datos mientras la cuenta sigue activa.

Guías por programa

Cada guía explica dónde está la exportación en ese programa y qué tener en cuenta con su archivo:

Para los contactos: Holded, Billage y Billin. Después de importarlos, revisa el NIF de tus clientes habituales con el validador de NIF, CIF y NIE.