Cómo importar tus facturas desde Excel o desde otro programa

Si tu programa no está en la lista, o llevas las facturas en una hoja de cálculo, puedes importarlas igual. FacturaYa no necesita el formato de un programa concreto: lee cualquier libro de facturas en Excel o CSV con una fila por factura, o una fila por factura y tipo de IVA.

Qué se importa

• Cada factura con su número, fecha, vencimiento, cliente o proveedor (nombre y NIF) y concepto.
• La base, el IVA, el recargo de equivalencia y la retención de IRPF de cada tipo. Si el libro tiene una fila por cada tipo de IVA, las filas con el mismo número se juntan en una sola factura.
• El estado de cobro o pago. Una factura marcada como pagada o cobrada se importa con su cobro, fechado con la fecha de cobro del archivo o, si no la hay, con la fecha de la factura.
• Las rectificativas emitidas: una factura con importes negativos se importa como rectificativa.
• Los clientes y proveedores: se buscan por NIF y, si no existen, se crean.

Qué no se importa

• El detalle de líneas (productos, cantidades, precios). Cada tipo de impuesto queda como una línea «Importe importado».
• Los PDF y los archivos adjuntos. Descárgalos del programa anterior y guárdalos.
• Los cobros parciales. Una factura «parcialmente cobrada» se importa como pendiente.
• Los abonos de proveedores (facturas recibidas con importes negativos). Regístralos a mano.
• Las facturas con fecha posterior a hoy.
• En el plan Gratis, las facturas emitidas con fecha igual o posterior a tu alta en FacturaYa.

1. Prepara el archivo

Si vienes de otro programa, exporta el libro registro de facturas emitidas y el de recibidas en Excel o CSV. Casi todos los programas de facturación lo tienen, porque es lo que pide la asesoría cada trimestre.

Si lo preparas tú, pon en la primera fila los títulos de las columnas y una factura (o un tipo de IVA de una factura) por fila. Por ejemplo:

Columnas que FacturaYa reconoce. Estos son los datos que lee, con algunos de los nombres que reconoce solo:

• Número (obligatorio): «Número», «Nº factura», «Factura». Si la serie va aparte: «Serie».
• Fecha (obligatoria): «Fecha», «Fecha expedición», «Fecha factura».
• Cliente o proveedor y NIF (al menos uno): «Cliente», «Proveedor», «Razón social»; «NIF», «CIF», «NIF/CIF».
• Base imponible (obligatoria): «Base imponible», «Base», «Neto».
• Total o Cuota de IVA (al menos uno): «Total», «Importe total»; «Cuota IVA», «IVA».
• Tipo de IVA: «Tipo IVA», «% IVA». Si falta, se deduce de la cuota y la base. Admite «21» o «0,21».
• Recargo de equivalencia: «Tipo recargo», «Recargo».
• Retención: «Tipo IRPF», «Retención», «IRPF».
• Estado: solo cuenta como pagada si dice exactamente «Pagada», «Cobrada», «Sí» o similar. «Pendiente» o «Parcialmente cobrada» se importan como pendientes.
• Fecha de cobro o pago: «Fecha cobro», «Fecha pago». Sin columna de estado, una fecha de cobro pasada marca la factura como cobrada.
• Vencimiento y Concepto, opcionales.

Si tus títulos son otros, no pasa nada: los asignas a mano en 2. Columnas. Las fórmulas no se recalculan; se usa el último valor guardado en el archivo.

2. Impórtalo en FacturaYa

1. Para facturas emitidas, ve a Ventas → Facturas y pulsa Importar. Para facturas recibidas, ve a Compras → Facturas recibidas y pulsa Importar. Las dos llevan a la misma pantalla, Importar facturas.
2. En Programa de origen, elige Otro programa o Excel.
3. En Qué importas, elige Facturas emitidas (ventas) o Facturas recibidas (compras).
4. En Libro de facturas (.xlsx, .xls, .csv), selecciona el archivo.
5. En 2. Columnas, revisa qué columna del archivo corresponde a cada dato. FacturaYa propone la asignación por el nombre de la columna; corrige las que no estén bien. Son obligatorias Número, Fecha, Base imponible, Cliente / proveedor o NIF / CIF, y Total o Cuota de IVA. Si la serie va en una columna aparte, elígela en Serie (si va aparte).
6. Si hay facturas con IVA al 0 %, elige qué operación son: exenta, intracomunitaria, exportación u otra. La elección vale para todo el archivo, así que si mezclas operaciones distintas al 0 %, sepáralas en archivos distintos.
7. En 3. Revisión verás tres cifras: Se importan, Ya estaban en tu cuenta y Con errores (no se importan). Lee los errores: cada uno indica el número de factura y el motivo.
8. Pulsa Importar N facturas.

Repite el proceso con el otro libro (emitidas o recibidas) si también lo quieres traer.

3. Decide cómo sigues numerando

Después de importar facturas emitidas, FacturaYa te muestra los últimos números importados. Si quieres seguir con la misma serie, ajusta su formato y su último número en Ajustes → Numeración, impuestos y PDF → Series de numeración antes de emitir tu primera factura. Si prefieres empezar una serie nueva, no tienes que hacer nada. Lo explicamos con más detalle en cómo cambiar de programa de facturación sin perder tus facturas.

Cómo quedan las facturas importadas

• Las facturas emitidas importadas son histórico: no se pueden editar ni enviar por email desde FacturaYa, y los recordatorios de cobro no las reclaman.
• No generan registros de VERI*FACTU. Su PDF lleva el aviso «Copia de los datos de una factura emitida con Otro programa o Excel e importada en FacturaYa. El documento original es el emitido con ese programa.»
• Las emitidas van a una serie propia, «Importadas · Otro programa o Excel», que no aparece al crear facturas y no mueve tu numeración.
• Conservan su número. Si un número ya existe en tu cuenta, esa factura se salta y aparece en Ya estaban en tu cuenta, así que puedes subir el mismo libro dos veces sin duplicar nada. En las recibidas se compara el número junto con el NIF del proveedor.
• FacturaYa recalcula los importes y los compara con los del archivo. Si una cuota o el total difieren en más de 0,01 €, esa factura no se importa y aparece en Con errores.

Si algo no ha salido como esperabas, en Importaciones anteriores puedes pulsar Deshacer. Se puede mientras no hayas tocado esas facturas: ni cobros nuevos, ni emails, ni rectificativas, ni adjuntos.

Problemas frecuentes

• «No encontramos la fila de títulos de las columnas»: el archivo no es un libro de facturas o le faltan los títulos. FacturaYa busca la fila de títulos entre las 20 primeras.
• Faltan facturas del archivo: FacturaYa solo lee la primera hoja del Excel. Si el libro tiene varias pestañas, deja primero la que quieres importar o guárdala como archivo aparte.
• El archivo no se lee: ábrelo y guárdalo de nuevo como Excel (.xlsx). El límite es de 10 MB y 20.000 filas; si te pasas, divídelo por trimestres.
• «Una cuota no cuadra» o «El total no cuadra»: revisa que la columna asignada a cada importe es la correcta en 2. Columnas.
• «Varias filas con este número tienen distinta fecha o distinto cliente»: el libro repite números entre series. Asigna la columna de serie en Serie (si va aparte).

Sigue con

• Cómo cambiar de programa de facturación sin perder tus facturas.
• Para revisar el NIF de un cliente importado, usa el validador de NIF, CIF y NIE.

Fuentes

• Las columnas y las reglas descritas son las del importador de FacturaYa a 29 de octubre de 2026. No dependen de ningún programa de origen.