Cómo hacer una factura: datos obligatorios y ejemplo paso a paso

Una factura es un documento legal: si le falta un dato obligatorio, tu cliente puede no deducirse el IVA y Hacienda puede sancionarte. Los requisitos están en el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012). Aquí tienes la lista y un ejemplo.

Datos obligatorios de una factura completa

El artículo 6 del Reglamento exige, como mínimo:

1. Número y, si la usas, serie. La numeración es correlativa: no puede haber saltos ni números repetidos dentro de una serie.
2. Fecha de expedición.
3. Tus datos y los de tu cliente: nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio (el de tu cliente es obligatorio si es empresario o profesional).
4. Descripción de lo que facturas: productos o servicios, con la base imponible.
5. Tipo de IVA aplicado y cuota resultante. Si aplicas varios tipos, la base y la cuota de cada uno por separado.
6. Fecha de la operación, si es distinta de la fecha de la factura (por ejemplo, un servicio prestado el mes anterior).
7. Mención legal cuando la operación está exenta, no sujeta o con inversión del sujeto pasivo, indicando el artículo de la ley que lo justifica.

Si eres profesional y facturas a empresas, añade además la retención de IRPF: no es un requisito del Reglamento de facturación, pero la normativa del IRPF obliga a practicarla.

Cómo numerar tus facturas

Lo más habitual es una serie por año: F2026-0001, F2026-0002… Puedes tener series distintas (por ejemplo, una para rectificativas), pero dentro de cada serie la numeración tiene que ser correlativa y en orden de fecha: la factura 15 no puede tener fecha anterior a la 14.

En FacturaYa el número se asigna al emitir la factura: siempre es el siguiente de la serie y lleva el año de la fecha de la factura.

Ejemplo de factura con IVA y retención

Un diseñador autónomo factura a una empresa un proyecto de 1.000 € más IVA, con retención del 15 %:

El IVA (210 €) lo declaras tú en el modelo 303. La retención (150 €) la ingresa tu cliente en Hacienda a tu nombre, y la restas de tu pago fraccionado o de la renta. Puedes repetir el cálculo con otros importes en la calculadora de retención de IRPF.

Errores frecuentes

• Corregir una factura ya enviada editándola. Una factura emitida no se modifica: se corrige con una factura rectificativa.
• Saltarse números al anular una factura. Si un número ya se usó, la corrección va por rectificativa, no borrando la factura.
• Olvidar la mención de exención en operaciones exentas o intracomunitarias.
• Aplicar retención a particulares. Solo se aplica cuando el cliente es empresa o profesional.

Cuánto tiempo hay que guardar las facturas

Las facturas emitidas y recibidas se conservan durante el plazo de prescripción de los impuestos, en general 4 años, y hasta 6 años a efectos mercantiles (Código de Comercio, art. 30).