Suplidos en la factura: qué son, requisitos y cómo se facturan sin IVA
Cuándo un gasto que pagas por tu cliente es un suplido y va sin IVA ni retención, los cuatro requisitos de Hacienda y por qué las fotocopias o los desplazamientos no lo son.
Equipo de FacturaYa · Actualizado el · 4 min de lectura
Un suplido es un pago que haces en nombre de tu cliente y que luego le cobras tal cual. La tasa que paga una gestoría al tramitar una matrícula, el arancel del registro que adelanta un abogado o la tasa de un colegio profesional que abona un arquitecto con el dinero de su cliente. No es un ingreso tuyo, así que no forma parte de la base imponible de tu factura.
La regla está en el artículo 78.Tres.3.º de la Ley del IVA (Ley 37/1992): no se incluyen en la base imponible "las sumas pagadas en nombre y por cuenta del cliente en virtud de mandato expreso del mismo". El mismo precepto añade dos obligaciones para ti: justificar la cuantía exacta del gasto y no deducirte el IVA que pudiera llevar.
Los cuatro requisitos
La Dirección General de Tributos repite los mismos requisitos desde 1986. Una versión reciente está en la consulta vinculante V1235-23, de 10 de mayo de 2023. Tienen que cumplirse todos:
- Pagas en nombre y por cuenta del cliente. Lo normal es que la factura o el justificante del tercero vaya a nombre del cliente, no al tuyo. Si el proveedor te factura a ti, el gasto es tuyo aunque luego se lo repercutas al cliente.
- El cliente te lo ha encargado. El mandato debe ser expreso; puede ser verbal o escrito, pero conviene dejarlo por escrito en la hoja de encargo o en el presupuesto.
- Cobras exactamente lo que pagaste. Si le cobras un euro más, Hacienda entiende que no es un suplido. Guarda el justificante.
- No te deduces el IVA de ese gasto. Si el tercero repercutió IVA (por ejemplo, un notario), ese IVA lo soporta el cliente, que es el destinatario de la factura del notario.
Además, la DGT pide que los suplidos aparezcan en la factura separados de tus servicios.
Qué no es un suplido
El error más común es meter como suplidos los gastos de tu propia actividad. La DGT lo explicó en la consulta V0228-06, a una abogada que quería facturar como suplidos el teléfono, el fax, el correo, las fotocopias y la mensajería: esos gastos los genera el profesional para prestar su servicio, así que forman parte de sus ingresos.
| Gasto | ¿Suplido? | Por qué |
|---|---|---|
| Tasa judicial o administrativa pagada a nombre del cliente | Sí | Pagas por cuenta del cliente y el justificante es suyo |
| Arancel de notario o registro a nombre del cliente | Sí, si el cliente te lo encarga | La factura del notario va a nombre del cliente |
| Fotocopias, mensajería, teléfono | No | Son gastos de tu actividad |
| Kilometraje, dietas o billetes de tren para ir a ver al cliente | No | Los soportas tú para prestar el servicio |
| Material que compras a tu nombre y revendes | No | Es una reventa: lleva IVA en tu factura |
Cuando el gasto no es un suplido pero lo repercutes al cliente, se llama refacturación de gastos. Va dentro de la base imponible, al tipo de IVA de tu servicio, y sí te puedes deducir el IVA que soportaste al pagarlo. Si tu actividad lleva retención de IRPF, también la lleva ese importe (V0228-06).
Retención de IRPF sobre suplidos
Los suplidos no son rendimientos de tu actividad, así que no llevan retención. La consulta V0228-06 lo dice así: los pagos por el servicio prestado están sujetos a retención y no existe tal obligación "por las cantidades satisfechas consideradas como suplidos".
Ejemplo de factura con suplidos
Un abogado factura a una empresa la presentación de una demanda. Pagó la tasa judicial con la provisión de fondos de su cliente y a su nombre:
| Concepto | Base | IVA 21 % | Retención 15 % |
|---|---|---|---|
| Honorarios: demanda de reclamación de cantidad | 1.200,00 € | 252,00 € | −180,00 € |
| Suplido: tasa judicial (no sujeto, art. 78.Tres.3.º Ley 37/1992) | 150,00 € | No | No |
| Total a cobrar | 1.422,00 € |
La cuenta es 1.200 + 252 − 180 + 150 = 1.422 €. El IVA y la retención se calculan solo sobre los honorarios. Puedes comprobar la parte de los honorarios con la calculadora de IRPF para facturas.
Cómo los registras
- En el modelo 303 no declaras los suplidos: no forman parte de tu base imponible.
- En tus libros los suplidos no son ingresos ni gastos de la actividad. Lo habitual es llevarlos a una cuenta de cliente o de provisiones de fondos, no a ventas.
Guarda junto a la factura el justificante a nombre del cliente y, si puedes, el encargo firmado. Es lo primero que pide Hacienda en una comprobación.
Provisión de fondos y suplidos
Muchos profesionales piden dinero por adelantado. Si la provisión cubre suplidos (tasas, aranceles), no es un ingreso tuyo y no lleva IVA. Si cubre tus honorarios, es un anticipo: el IVA se devenga al cobrarla y tienes que emitir factura. Lo explicamos en facturas de anticipo.
En FacturaYa
Cada línea de la factura lleva sus propios impuestos. Pon tus honorarios con IVA y retención, y el suplido en otra línea con el impuesto "No sujeto" y sin retención; el total sale ya bien. Puedes probarlo sin registro en el generador de facturas o con tu cuenta en el plan gratuito.
Fuentes
- Ley 37/1992 del IVA, artículo 78.Tres.3.º.
- Consulta vinculante DGT V1235-23, de 10 de mayo de 2023: requisitos de los suplidos y devengo en pagos anticipados.
- Consulta vinculante DGT V0228-06, de 9 de febrero de 2006: gastos de la actividad que no son suplidos y retención.
Revisado el 29 de octubre de 2026.